Mange populære restauranter er fullbooket flere dager i uka. Gjerne lang tid i forveien. De har lite walk-in kunder fordi «alle» vet at her må du bestille bord i god tid! Da blir restaurant no-show svært kostbart.
Det samme er situasjonen for de fleste restauranter i hegene før jul.
Dessverre er det svært få restauranter som unngår no-show. Og, det er de færreste som klarer å kreve penger effektivt fra de som ikke kommer til sin bordreservasjon.
Tomme bord i hektiske perioder er et mareritt for mange i bransjen.
Det gir også et dårlig inntrykk på de gjestene som besøker deg, når bord står tomme en travel weekend.
En annen vanlig situasjon er at det bestilles bord for flere personer enn det som kommer. Så lenge dette ikke har noen konsekvens for gjesten, har dette dessverre blitt ganske vanlig.
Uten et depositum eller gebyr er det dessverre alt for enkelt for gjesten å komme seg unna uten å ta noen av kostnadene. Ikke sjelden fortelles det historier om de som har bestilt bord på flere steder samtidig, slik at de kan velge fritt hvor de skal spise den aktuelle dagen.
Noe av problemet kan reduseres ved å ringe gjesten og sende SMS/epost påminnelser før besøket. Men fortsatt er dette er utfordring.
Ved bruk av gebyr eller depositum vil situasjonen bli annerledes.
Hva skal en restaurant no-show koste?
Jaelynn Oh og Xuanming Su ved University of Pennsylvania laget en rapport om dette i oktober 2012. Denne har vært mye diskutert. Du kan lese hele rapporten her: https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=2169567
I Norden har dette også vært et mye diskutert tema. Det er ikke satt noen standard for håndtering av dette i bransjen. Ut fra erfaringer i andre land vil et reservasjonsgebyr typisk være kr. 3-400,- per person.
De fleste har sikkert bestilt plass på kino eller på toget. Der må de alltid betale på forhånd. Hvorfor skal restaurantbransjen være så «snill»?
Hvorfor skal det være så enkelt å bryte en avtale med en restaurant?
Noen gjester vil sikkert mene at de ikke skal betale for maten de ikke spiser. Situasjonen her er som på flyet eller på kino, de har reserverer en plass. Denne kunne vært solgt til andre og gitt restauranten en fortjeneste. I tillegg har restauranten også satt ansatte på jobb og tilberedt maten.
Hvordan kreve inn «no-show» gebyret?
For at dette skal fungere optimalt bør det kreves inn når bordreservasjonen foretas. Det har vist seg vanskelig og tidkrevende å gjøre dette i ettertid.
Her starter en ny utfordring.
For å kunne ta betalt på nettet, trenger du en kortinnløser avtale (om du ikke ønsker å bruke PayPal). Teller er den største av disse. De aksepterer ikke depositum fra restauranter, selv om de gjør det for hoteller og bilutleiefirmaer. Årsaken ligger i at Teller ikke ønsker å håndtere eventuelle klager fra gjester, som mener å ha avbestilt innen fristen.
Løsningen vil da være å ta forskuddsbetalt eller benytte et reservasjonsgebyr.
Slik løses restaurant no-show med ResDiary
Ved å benytte en bookingløsning som ResDiary, settes det en nedre grense for antall i selskap hvor det skal kreves gebyr. Typisk er dette i selskap fra 5-8 personer og oppover.
Samtidig styres dette etter dato og klokkeslett, slik at det for eksempel kan gjelde i julebord weekender etter kl. 17.00.
Dette benyttes også ved arrangement med fastpris, for eksempel ved en Winemakers Dinner.
Bookingsystemet ResDiary benyttes av over 9000 restauranter og har håndtert depositum siden 2009. Er integrert med Nets / Netaxept sin løsning og inkluderer også salg av gavekort fra restaurantens hjemmeside.
Se videoen nedenfor for en rask gjennomgang av ResDiarys løsning: